Temat i cel konferencji powinniśmy wyznaczyć przynajmniej pół roku przed przewidywaną jej datą. Oczywiście wszystko zależy od rozmiaru przedsięwzięcia, ale średnio tyle czasu potrzeba, by zadbać o każdy element. Już wtedy należy stworzyć wstępny projekt tematów do opracowania i zacząć rozmowy z ludźmi, którzy mają się nimi zająć. Bardzo często prestiż zaproszonych gości wpływa na popularność imprezy. Dobry temat i przedstawiający go mówca to świetny wabik. Ale często tym wabikiem jest także atrakcyjne miejsce konferencji: świetny ośrodek konferencyjny, piękny krajobraz, możliwość zorganizowania ciekawych imprez towarzyszących (wycieczek, ognisk, kuligów) i łatwość dojazdu. Miejsce musi być sprawdzone, więc koniecznie trzeba wcześniej odwiedzić je i zobaczyć, czy rzeczywiście będą możliwości zrealizowania tam wszystkich celów, które przyjęliśmy. Podczas tej ,wizytacji” mogą przyjść do głowy kolejne pomysły, dlatego założenia programowe i agenda przez cały czas organizacji powinny być udoskonalane. Na planowanym miejscu imprezy warto sprawdzić m.in., czy jest odpowiednia liczba i wyposażenie sal konferencyjnych oraz jakie są możliwości zmiany tych sal na większe lub mniejsze, w zależności od tego, ilu uczestników potwierdzi swój przyjazd. Złe wrażenie robi zarówno wiele pustych miejsc na sali, jak i ich brak, zniechęcający do spokojnego słuchania wykładowców.