Nie ma znaczenia, czy zaczynasz biznes, czy prowadzisz działalność już długo. Twoim problemem jest i będzie sporo papierkowej roboty, przez którą tracisz czas każdego miesiąca, by wypełnić zobowiązania firmy wobec ubezpieczalni czy US, a potem zapłacić ojczyźnie podatek w postaci ubezpieczenia i taksu.
Może to przebiegać inaczej. Kreatywna księgowość pomoże Ci zapomnieć o horrorze biurokracji i wysokich podatkach.
Kiedy kilka lat temu zaczynałem myśleć o założeniu firmy, szukałem księgową, pytałem przyjaciół o formę firmy, którą miałem zamiar prowadzić, które podatki wybrać. Nie wiedziałem, ile muszę utargować, aby wyjść na swoje. Podejrzewałem, że moja oferta jest dostatecznie dobra, aby klient mnie zaakceptował, niepokoiłem się raczej o obciążenia dotyczące spraw z uruchomieniem biznesu. Szukałem kogoś, kto mnie wprowadzi. Rozmawiałem z grupą osób, które prowadziły działalność. Sporządziłem wykaz potencjalnych księgowych, którzy mogliby poprowadzić moją firmę od strony księgowej.
Pogrupowałem wykaz według kilku kryteriów. Podstawowym była wysokość opłat i zakres usług:
– podatki przez internet – kosztuje grosze, nie masz tam szans na ludzkie traktowanie przez człowieka, a jedynie przez komputer,
– niedroga księgowa, bez firmy, – co nieco wie, lecz dokumentów do zusu nie nosi,
– niedrogi księgowy – obsługuje kilku przyjaciół, podpowie, zawiezie papiery do zus,
– biuro rachunkowe z ponad setką firm, kilkoma pracownikami, w którym panuje ład, ale licz się pomocy telefonicznej w mniej błahych rzeczach.
Ok, od razu wykreśliłem księgowość internetową i wielkie biuro podatkowe, gdyż chciałem niedrogiej obsługi księgowej, lecz o miłej obsłudze. Trochę wahałem się nad księgowością typu “koleżanka kolegi”, która w zasadzie była na etacie jako księgowa w jakiejś przedsiębiorstwie, a jedyne co zapewniała, to prowadzenie księgi KPiR co dałbym radę sam robić bez pomocy robić i ewentualne obliczanie zusu, jeśli trafię na zwolnienie lekarskie, co także nie jest trudne. Pobyt w urzędach to przyjemność przeznaczony dla mnie osobiście. niewielka opłata nie zwyciężyła z wygodą i obawą przed papierkami, dlatego ostatecznie odrzuciłem tę możliwość.
Chciałem spotkać się z księgowymi z trzeciej pozycji – tu zaznaczyłem w spisie dwie możliwości. Pierwsza możliwość to trzy urocze i starsze panie. Bardzo konkretne i dokładne. W zasadzie nie rozstawały się z ołówkiem i notesem. Na każde moje pytanie związane z typem działalności czy podatkami, ołówek i kartka w użyciu i wyskakiwały na kartce cyferki. To mi się podobało. Zacząłem podpytywać o sposoby generowania obciążeń kosztowych w firmie, zakupu auta na firmę czy innych przedmiotów powiązanych z prowadzeniem działalności. Tu nieczęsto dostawałem klarowne odpowiedzi. Biuro w domu na prowadzenie firmy należy zarejestrować do skarbowego i bulić za niego horrendalne obciążenia podatkowe, zarabiając nieznacznie na kosztach – a co w przypadku kłopotów z rentownością biznesu? Co stanie się mieszkaniem? Pojazd w leasing nie do końca spodobał się księgowym. Kreatywna księgowość to był temat całkiem im obcy. Nieco odżegnywały się od zanoszenie dokumentów do ZUS i US, lecz w końcu skorygowały cenę świadczenia i zgodziły się na to. No cóż! Zobaczę kolejne biuro podatkowe.
Z moim księgowym spotkaliśmy się w na mieście, w pobliżu firmy jednego z firm, które obsługuje. Piękna pogoda i niedobór czasu spowodował, że to było idealne rozwiązanie. Ponad godzinna rozmowa na świeżym powietrzu pokazała mi coś ważnego: człowiek precyzyjnie wiedział, czego mi potrzebne. Od początku odradził używanie mojego lokalu do celów działalności, podał mi wiele sposobów sfinansowania zakupu auta firmowego. W pamięci obliczył dla mnie miesięczne koszty prowadzenia biznesu i podał, jak dużo będę płacił opłat do US i zakładu ubezpieczeń. Zdradził mi też kilka spraw związanych z terminem kreatywnej księgowości. Od razu zaoferował też pewne terminy, w których moja działalność musi rozkręcić. Oczarował mnie rzeczowym podejściem do moich pomysłów.
W niedługim odcinku czasu nadszedł czas założenia działalności. Wszystko przebiegało tak, jak zapewnił mnie mój księgowy. Sygnowaliśmy umowę, gdzie było napisane, że jego kancelaria jest ubezpieczona i w razie trudności polisa pokrywa koszty następujące z pomyłek w deklaracjach. Nasza kooperacja była czystą przyjemnością. Moim zadaniem było kolekcjonowanie dokumentów i raz na jakiś czas dostarczanie ich do biura rachunkowego. Wszystkie listy z ZUS lub US kopiowałem i przesyłałem mailem księgowemu. Przez cały czas raz byłem w ZUS i to z księgowym, i nie odezwałem się tam ani słowem, a jedynie złożyłem podpis. Nie pamiętam , gdzie jest US w moim mieście. Ponad to – księgowy prosił mnie, Żebym wcześniej wspominał mu, kiedy wysyłam wyższe rachunki – razem decydujemy, kiedy je wystawić, by zoptymalizować koszty związane z podatkami . Często bywa, że moje biuro rachunkowe kontaktuje się ze mną i podpytuje, czy nie powinienem nabyć jakiegoś dysku czy aparatu, gdyż unikniemy tą drogą kosmicznego podatku. Dostaję też szereg innych wytycznych, pozwalających na to, by nie opłacać wysokich podatków, a przy okazji nie wykraczać poza przepisów prawa. Dla przykładu – księgowy zakwestionował część moich wydatków – “na ubrania robocze”, które chciałem wrzucić w obciążenia: “Masz w 100% czystą dokumentację Twojej firmy, skarbowy w razie kontroli przyczepi się do marynarki za kilkaset złotych, po co nam to?”. Takie porady elastycznego księgowego niejednokrotnie zapobiegały kłopotom.
Kilka lat kontaktów zaowocowało przyjaźnią z księgowym. Pokrewne zainteresowania pozwalają nam dyskutować nie tylko o papierkach i skarbowym. Okazuje się, że ja też mogę czasem pomóc księgowemu w drobnych sprawach! Z czystym sumieniem chcę zarekomendować taką współpracę i tego typu kancelarie rachunkowe. Dobre podejście do klienta, a nie papierkologia oraz szeroka doza doświadczenia z zakresu prawa podatkowego to trzon wzorcowej kancelarii podatkowej. Nie ma znaczenia, czy jesteś z miejscowości Radom, czy Grudziądz, szukając księgowej albo biuro rachunkowe Grudziądz, koniecznie zwróćcie na to uwagę!